Thực hiện chương trình tổng thể CCHC, chương trình chuyển đổi số, huyện Việt Yên đã tập trung nguồn lực đầu tư cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động hướng tới xây dựng chính quyền số. Bộ phận một cửa của huyện được đầu tư nhiều thiết bị hiện đại như: Hệ thống xếp hàng tự động; máy đánh giá sự hài lòng; máy tra mã vạch; tivi màn hình cảm ứng và ghế ngồi chờ, nước uống. Người dân đến được các cán bộ tiếp nhận, hướng dẫn ghi hồ sơ, nhập thông tin lên phần mềm và viết giấy hẹn trả kết quả.

Huyện đẩy mạnh xử lý văn bản trên phần mềm tác nghiệp quản lý văn bản và duy trì hoạt động của trang thông tin điện tử. Đến nay, tỷ lệ văn bản điện tử đi đạt 100%; tỷ lệ văn bản ký số của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, chủ tịch UBND các xã, thị trấn đạt 99,95%.

Ở cấp xã, huyện tập trung xây dựng hạ tầng, làm điểm mô hình chuyển đổi số trên các lĩnh vực: Chính quyền số, kinh tế số, xã hội số, trên cơ sở đó nhân rộng ra toàn huyện. Bộ phận một cửa cấp xã được đồng bộ bằng việc lắp bảng biểu theo kích thước, màu sắc chuẩn giúp dễ dàng nhận diện bộ phận một cửa của Việt Yên với các địa phương khác.

Bộ phận một cửa thị trấn Bích Động là một điển hình; các khu vực được bài trí khoa học, gọn gàng. Không gian làm việc thoáng mát, cảnh quan sạch đẹp; trên mặt bàn, góc tường treo, đặt nhiều chậu hoa, cây xanh mang lại vẻ tươi mới cho công sở. Tại đây có các thiết bị hiện đại như ti vi thông minh, máy scan, máy điều hòa; mọi thiết bị được sắp xếp ngăn nắp; các TTHC niêm yết công khai.

Ông Nguyễn Đại Lượng, Chủ tịch UBND huyện Việt Yên nói: “Bộ phận một cửa là nơi thường xuyên tiếp xúc và giải quyết công việc cho người dân, là bộ mặt của cơ quan hành chính công. Do đó, ngoài quan tâm bố trí cán bộ có năng lực, cần phải đầu tư cơ sở vật chất khang trang, hiện đại và đẹp đẽ trong mắt người dân”.

Nhiều người dân đến giải quyết TTHC bày tỏ sự hài lòng trước thái độ đón tiếp và phong cách làm việc chuyên nghiệp, tận tình của CBCC ở bộ phận một cửa các cấp. Đặc thù huyện công nghiệp, lượng người lao động sinh sống trên địa bàn đông nên phát sinh nhiều giao dịch giải quyết TTHC, nhất là các xã, thị trấn quanh khu công nghiệp. Bởi vậy, huyện quan tâm bố trí đội ngũ CBCC có năng lực, kỹ năng giao tiếp và nêu cao trách nhiệm phục vụ nhân dân. Theo Phòng Nội vụ huyện, hiện 100% cán bộ một cửa cấp xã trên địa bàn huyện đều đạt chuẩn về chuyên môn, hiểu biết về công nghệ thông tin và có độ tuổi trung bình từ 25-40 tuổi.

Bộ phận một cửa xã Ninh Sơn là đơn vị điểm thực hiện mô hình bộ phận một cửa kiểu mẫu từ năm 2017 đến nay đang ngày càng phát huy hiệu quả. Ngoài đầu tư cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, xã quán triệt tinh thần “3 không, 4 phải” (không gây phiền hà cho người dân; không thờ ơ, thiếu trách nhiệm; không sách nhiễu, tiêu cực; phải vui vẻ, nhiệt tình khi phục vụ người dân, doanh nghiệp; phải tận tình hướng dẫn, hỗ trợ người dân, doanh nghiệp; phải giải quyết công việc đúng hẹn; phải biết lắng nghe, biết xin lỗi, biết cảm ơn) tới đội ngũ CBCC.

Cùng đó tiếp tục rà soát, cắt giảm thời gian giải quyết của một số thủ tục; tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân. Đặc biệt là tinh thần “Làm hết việc không làm hết giờ”. Nhiều người là công nhân tan làm muộn hoặc được nghỉ vào ngày Chủ nhật mới có thể đến bộ phận một cửa để làm thủ tục được lãnh đạo UBND xã, cán bộ trực sẵn sàng trợ giúp, hỗ trợ dù là ngoài giờ, ngày nghỉ đối với những hồ sơ cần gấp.

Huyện Việt Yên được đánh giá là địa phương có nhiều mô hình, sáng kiến mới hiệu quả trong công tác CCHC. Đơn cử như cuối năm 2020, UBND huyện phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty cổ phần công nghệ Savis triển khai thực hiện giải pháp định danh người dùng từ xa (Smart eKYC) kết nối với hệ thống một cửa điện tử và Cổng dịch vụ công tỉnh tại bộ phận một cửa huyện. Đây là giải pháp mới, lần đầu tiên được triển khai tại cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Giang.

Được biết khi áp dụng giải pháp định danh người dùng từ xa, cơ quan, tổ chức và người sử dụng không phải gặp mặt trực tiếp, không cần sử dụng giấy tờ. Giải pháp này áp dụng công nghệ bóc tách chữ viết từ hình ảnh với độ chính xác lên đến 99%. Smart eKYC bao gồm hệ thống lưu trữ điện tử, có thể quản lý hàng tỷ tài liệu. Các tài liệu số hóa đầu vào được chuẩn hóa thành các tài liệu có định dạng như TIFF, PDF/A, gắn ký đóng dấu thời gian và chuẩn LTANS, phục vụ lưu trữ lâu dài và chứng thực tài liệu điện tử. Thay vì yêu cầu công dân, tổ chức, doanh nghiệp gặp mặt trực tiếp, đối chiếu giấy tờ theo cách truyền thống, Smart eKYC thực hiện định danh hoàn toàn trên nền tảng số với quy trình động và công nghệ trí tuệ nhân tạo thay thế con người.

Công dân đến bộ phận một cửa huyện Việt Yên đều được cán bộ hướng dẫn sử dụng giải pháp định danh người dùng từ xa. Người dân quét giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu, bằng lái xe trên thiết bị; sau đó đưa khuôn mặt lại gần để thiết bị nhận dạng, xác thực chủ nhân của các giấy tờ. Những thông tin này sẽ được lưu trữ và sử dụng cho các giao dịch lần sau, khi đó công dân không cần mang theo những giấy tờ tùy thân mà chỉ cần nhận diện khuôn mặt qua thiết bị.

Việt Yên cũng là địa phương đầu tiên trên địa bàn tỉnh thí điểm phương án đưa cán bộ bưu điện trực tại bộ phận một cửa huyện. Theo đó, Bưu điện huyện cử 3 cán bộ ra làm việc tại bộ phận một cửa huyện vào các ngày trong tuần làm nhiệm vụ hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức, công dân giải quyết TTHC qua Cổng Dịch vụ công và tiếp nhận, trả kết quả trực tiếp (hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích) TTHC thuộc các lĩnh vực: Tư pháp, y tế, nông nghiệp, giáo dục, nội vụ, công thương, tài chính, kế hoạch, đầu tư, xây dựng, lao động, thương binh và xã hội, văn hóa, thông tin.

Theo đánh giá của UBND huyện, việc triển khai mô hình nhân viên bưu điện làm việc tại bộ phận một cửa đã tiết kiệm được nhân lực trong điều kiện tinh giản biên chế như hiện nay (8 công chức không phải trực tiếp nhận và trả kết quả). Hạn chế đến mức thấp nhất tiêu cực có thể xảy ra trong quá trình tiếp xúc giữa công chức và tổ chức, công dân khi giải quyết TTHC; nâng cao số lượng hồ sơ nộp trực tuyến. Từ hiệu quả mô hình của huyện Việt Yên, một số huyện khác trong tỉnh đã học tập và triển khai tại địa phương.

Trong thời gian dịch Covid-19 bùng phát mạnh (năm 2021), huyện Việt Yên đã triển khai sáng kiến số hóa quy trình giải quyết TTHC bằng mã QR. Sau thời gian thử nghiệm hiện 100% xã, thị trấn trên địa bàn huyện niêm yết hướng dẫn TTHC, đánh giá sự hài lòng đối với sự phục vụ của cán bộ, công chức bằng mã QR tại bộ phận một cửa.

Ông Nguyễn Đại Lượng, Chủ tịch UBND huyện Việt Yên cho biết, huyện đề ra mục tiêu đến năm 2030 xây dựng thành công nền tảng đô thị thông minh. Do vậy thời điểm này, huyện rà soát, lập danh sách các nền tảng số, ứng dụng có khả năng dùng chung rộng khắp để thực hiện như: Thương mại điện tử, nông nghiệp, du lịch, y tế, giáo dục, giao thông, xây dựng, tài nguyên và môi trường... Bố trí nhân lực có chuyên môn về công nghệ thông tin để hỗ trợ các cơ quan chuyển đổi số. Huyện đầu tư, nâng cấp hệ thống trang thiết bị họp trực tuyến của các cơ quan nhà nước; nghiên cứu triển khai mô hình phòng họp thông minh hướng đến mục tiêu họp không tập trung và không giấy tờ; xây dựng Trung tâm điều hành thông minh (IOC) huyện để theo dõi, điều hành quản lý. Cùng đó đầu tư phát triển hạ tầng số, bảo đảm tính kết nối, liên thông và đồng bộ các hệ thống dữ liệu.

Tiếp tục thực hiện số hóa hồ sơ lưu trữ các ngành, lĩnh vực; xây dựng các ứng dụng cung cấp thông tin và dịch vụ hành chính công trên điện thoại di động, cung cấp trải nghiệm tốt nhất, thân thiện cho người dùng. Chuẩn hóa, điện tử hóa quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ trên môi trường mạng; tăng cường gửi, nhận văn bản, báo cáo điện tử, ký số.